İŞLETMENİN PERFORMANSI YETERİNCE İYİ DEĞİL Mİ?
KURULUŞUN GELECEĞİNİ KURMAK İÇİN BİR HAFTASONU AYIRIN.
KISIR DÖNGÜDEN ÇIKIN, YENİ AÇILIMLAR YAKALAYIN.
PERFORMANS PLANLAMASI EKİBİNİZLE BİRLİKTE KURULUŞUNUZUN GELECEĞİNE YAPACAĞINIZ GERÇEKÇİ BİR YOLCULUKTUR.
PIP, örgüt geliştirme yöntemleri ile performans artışı sağlamaya yönelik bir strateji geliştirme uygulamasıdır. PIP tekniği, BM desteği ile yürütülen bir proje ile oluşturulmuştur. Proje ekibinde Türk bilim adamı Prof. Doğan ENERGİN de yer almıştır. Dünya ölçeğinde sayısız uygulamanın yanı sıra ülkemizde de çok sayıda kuruluş bu tekniğin desteğinden yararlanmış ve performans artışı sağlamıştır.
Şirketlerin somut ihtiyaçlarına uygun düzenlemeler yapılabilmesine rağmen, bir kolaylaştırıcı yönlendiriciliğinde yaklaşık 20-25 saat sürecek çalıştay şu adımlardan oluşmaktadır.
Organizasyonun varoluş nedenidir. Tüm faaliyetler misyon kapsamında yürütülür. Çalıştayda katılımcılar ortaklaşa olarak misyonu resmen tanımlarlar veya mevcut misyonu gözden geçirilerek yazılı hale getirirler. Misyon bu aşamadan sonra yapılacak faaliyetlerin temel taşını oluşturacaktır.
Organizasyonun gelecekte bulunmak istediği yerdir. Vizyon iki aşamada tanımlanır. 15-20 yıl içinde gerçekleşmesi arzulanan uzun erimli hedefler uygulanacak oyunlarla saptanacak, sonra bu vizyon 3-5 yıl sonra ulaşılması istenen orta erimli hedefler haline dönüştürülecektir. Orta erimli hedefler, performans göstergeleri olarak sayısal biçimde belirlenir.
Hedefe yönelik ilerlemeyi değerlendirme için ölçütler gerekir. Bu ölçütler aynı zamanda kuruluşun performans göstergeleridir. Performans göstergelerinin cari değerleri belirlenir. Son yıldan geriye gidilerek her yıl için hedefler oluşturulur. Ölçütler arasındaki ilişki değerlendirilir ve düzenlenir. Oluşan tablo organizasyonun orta erimli stratejisidir.
Bu aşamada performans gelişmesinin önünde yer alan engeller bir beyin fırtınası seansı ile tartışılır. Engeller içsel, dışsal, teknik veya örgütsel olması açılarından yorumlanarak sınıflandırılır. Amaç, kuruluşun kendi potansiyeli ile çözümlenecek engellerin tanımlanmasıdır.
Son aşamada engelleri ortadan kaldırmak üzere organizasyon geliştirme projeleri oluşturulur. Proje kapsamında amaç, eylem planı, sorumlular, denetim, termin ve nihai ürün tanımlanmalıdır. Sorumlular, çalışma grupları halinde ellerindeki olanakları çerçevesinde projeleri sonuçlandırılır.
Çalıştayda performansı hedefleri belirlerken gerçek verilerle çalışılacaktır. Şu ölçütler ile ilgili mümkün olduğunca hazırlık yapın.
- Pazar yapısı, pazar payı, bu payın yıllar itibari ile değişimi
- Yıllar itibari ile satışlar; deflete edilmiş TL veya USD-EURO olarak
- Müşteri yapısı ve bu yapının yıllar itibari ile değişimi
- Rekabetçilik düzeyi, rakipler hakkında bilgi
- Dağıtım kanalları, bu kanalların yıllar itibari ile gelişimi
- Son üç yıl içinde yapılan yatırımların özvarlıkları oranı
- Maliyet yapısı içinde amortismanların payı
- Alacaklar, tahsil edilemeyen alacaklar
- Önümüzdeki 3 yıllık yatırım planlaması
- Stoklar, ortalama stok süresi, stok maliyetleri
- Ürün türleri itibarı ile maliyet yapısı
- Maliyet: ilk madde malzeme, işgücü, genel giderler, % olarak
- Ticari maliyetin unsurları genel işletme giderleri % olarak
- Personel yapısı, son üç yıldaki personel devir hızı
- Personelin kalifikasyon durumu
- Personele verilen ortalama yıllık eğitim saati
- Yıllık çalışılan süre, işe gelmeme, fazla mesai (adam saat)
- Kapasite kullanım oranları (fiili kapasite-arızalar-duruşlar)
- Hurda-fire durumu, iadeler, iade giderleri
- Cari oran: Döner değerler / Kısa vadeli borçlar
- Likidite oranı: (Kasa+Banka+Alacak) / Kısa vadeli borçlar (std => 1.0)
- Nakit oranı: (Kasa+Bankalar) / Kısa vadeli borçlar (std =< 0.2)
- Borçlar / Aktifler (standart =< 0.5)
- Öz sermaye / Aktifler (standart =< 0.3)
- Borçlar / Öz sermaye (standart =< 1.5)
- Kısa vadeli borçlar / Aktifler (standart =< 0.33)
- Uzun vadeli borçlar / Pasifler (standart =< 0.33)
- Uzun vadeli borçlar / Devamlı sermaye (standart = 0.5-0.33)
- Öz sermaye / Maddi sabit değerler net (standart => 1.0)
- Maddi sabit değerler net / Uzun vadeli borçlar (std => 1.0)
- Alacak devir hızı: Kredili satışlar / Ticari alacaklar (std = % 139)
- Ortalama alacak tahsil süresi: Ticari alacaklar x 360 / Yıllık kredili satış
- Stok devir hızı: Satılan mal maliyeti / ortalama stoklar
- Net işletme sermayesi devir hızı: Net satışlar / Ortalama net işletme sermayesi
- Md. Sabit değ. Devir hızı: Net satışlar / Net md. Sabit değerler
- Aktif devir hızı: Net satışlar / Aktifler
- Ticari borç devir hızı: Kredili alımlar / Ticari borçlar
- Ticari borç ödeme süresi: Ticari borç x 360 / Kredili alımlar
- Öz sermaye devir hızı: Net satışlar / Ortalama öz sermaye
- Net kar / öz sermaye
- Net kar / aktifler
- Satılan mallar maliyeti / net satışlar
- Net kar / net satışlar
- Kredi karşılama oranı: (Kar+Fin.Gid.) / Fin. Gid.
- Borç servis oranı: (Kar+Amort.+Finansman gid.) / Fin.Gid.
- Ekibiniz bir bütün olarak kuruluşunuza odaklanacak.
- Kuruluşunuzun geleceğini biçimlendireceksiniz.
- Organizasyonun iç yüzü açıkça değerlendirilecek.
- Karşılaşacağınız engeller net olarak ortaya çıkacak.
- Yapılması gerekenleri anlayıp programlayacaksınız.
- Bir sonraki dönemin bütçe hedefleri ortaya çıkacak.
- Ekibiniz gelişmek için ne yapılması gerektiğini bilecek.
- Gelecekteki başarıyı yakalama şansınız artacak.
Ekibinizi bir hafta sonu (ya da 5 akşamüstü) bir arada olacak biçimde görevlendirin. Satış-pazarlama, operasyon-üretim, muhasebe-finans, kurmay ve destek birimlerin liderleri bir arada olmalı. En fazla 15 kişi.
İşletme dışı bir ortam seçin. Acil işler, önemli işleri engellememeli. Unutmayın telefonlar kapalı olacak ve tam odaklanmak gerekecek.
Önemli göstergelerin hazır edilmesini sağlayın. Bazılarına belki hiç gerek duyulmaz. Ama planlanması gereken konular ölçümlenebilmelidir.